De achtbaan en de trap

door Flinndal Sport

Gepubliceerd op donderdag 14 november 2019

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Dwight D. Eisenhower, oud-president van de Verenigde Staten en uitvinder van de zogeheten Priority Matrix (zie afbeelding 1). Met deze quote verwijst hij naar prioriteiten, de volgorde ervan, het rangschikken van problemen. Allemaal facetten van een voor velen ontegenzeggelijk probleem: tijdsmanagement.

Gedefinieerd

Tijdsmanagement duidt officieel op het procesmatig, effectief en efficiënt plannen en uitoefenen van activiteiten en taken met als doel effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen. Met andere woorden: plannen en leren plannen.^[1]

Voor sommige karakters lijkt dit een aangeboren vaardigheid. Niet geheel toevallig misschien lijken het met name vrouwen die hier beter in lijken te zijn. Grote kans dat je dit leest met een lach, grote kans dat die lach instemmend is. Grof gezegd is er vanuit de psychologie namelijk een tweedeling te maken in karakters wat betreft tijdsmanagement: de achtbaanpersoon en de trappersoon.^[2]^[3]

De trappersoon prefereert controle en heeft deze nodig. Indelingen van dagen, weken, maanden worden gemaakt als het ware volgende traptreden: gelijkmatig, rechtlijnig en gepland. Bij verrassingen en momenten wanneer het aankomt op enige vorm van flexibiliteit kan de trappersoon van slag raken: deze houdt hier niet van.

De achtbaanpersoon wel. Enerzijds is de achtbaanpersoon vaak moeilijk in staat tot plannen en indelen, anderzijds houdt deze persoon hier niet van. Onverwachte klappen en verrassingen zijn makkelijker op te vangen, echter heeft de achtbaanpersoon vaak last van zijn of haar eigen planning: deze is niet rechtlijnig, niet tot nauwelijks hetzelfde en in de meeste gevallen plat gezegd een chaos.

Afbeelding 1: de Priority Matrix van Dwight D. Eisenhower.

Redenen

Grof gezegd is er dus een tweedeling, waarbij de ene de ander zo mooi aan zou kunnen vullen: de trappersoon zou flexibiliteit en omgaan met verrassingen kunnen leren van de achtbaanpersoon en deze zou op zijn of haar beurt weer kunnen leren van de structuur en organisatie van eerstgenoemde. In deze blog schieten we de laatstgenoemde te hulp: de achtbaanpersoon.

Allereerst is het van noodzaak inzicht te krijgen in wat er aan de chaos voorafgaat: hoe ontstaat deze? We kunnen immers leren plannen en organiseren, maar als we geen nee kunnen zeggen, niet kunnen delegeren, niet assertief genoeg zijn of te perfectionistisch zijn, blijft het dweilen met de kraan open. We beginnen bij het begin.

Stap I.

Begin met een nulmeting. Houd een week lang al je werkzaamheden bij en maak een overzicht.

Wat doe je allemaal?
Hoeveel tijd kost het je?
Welke prioriteiten hebben deze taken/werkzaamheden en behoren ze wel of niet jouw kerntaken en -waarden?
Hoeveel onderbrekingen (telefoon, mail checken, sociaal) zitten er in een dag?
Welke rustmomenten neem je?

Grote kans dat je direct al een paar quick wins kan vinden. Pas deze waar mogelijk direct toe.

Stap II.

Neem nu de tijd om kritisch te kijken naar het overzicht uit stap I. Waar zitten de knelpunten waardoor het tot nu toe niet wilde lukken met het effectief plannen van je werkzaamheden? Mogelijke knelpunten kunnen als volgt zijn:

Het niet of te laat plannen van je taken.
Te weinig discipline.
Slecht kunnen delegeren.
Perfectionisme of juist nonchalance.
Assertiviteit of geen nee kunnen zeggen.
Communicatie.
Te veel dingen doen die niet tot je kerntaken horen.
Teveel onderbrekingen tijdens het uitvoeren van je taken.
Te weinig rust nemen zodat je al gestrest bent voordat je überhaupt aan je taak begint.

Plan van aanpak

Stap III.

Creëer nu een plan van aanpak. In dit plan zet je uiteen wat je taken zijn, hoe je ze het efficiëntst kan uitvoeren en wanneer je ze gaat doen. Je gaat dus structuur in je planning aanbrengen door ze bewuster te plannen en te organiseren. Je maakt hierbij onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en gaat betere prioriteiten en doelen stellen.

Belangrijk hierbij is allereerst te beseffen dat het hierbij niet gaat om harder of meer werken. Het gaat om slimmer, efficiënter en effectiever te werk gaan. Kijk vooral naar de dingen die je kan overdragen aan een ander en dingen die je kan automatiseren. Met name het opstellen van routines is hierbij aan te bevelen.^[4]

Daarnaast is het van belang de zwakke plekken uit de vorige stappen in het plan van aanpak mee te nemen en hier acties aan te koppelen: zorg dat je deze aanpakt en niet uit de weg gaat. Cruciaal daarbij: begin de dag met een minuut of tien aan het opstellen van je to-do-lijstje voor die dag. Zo creëer je controle, organisatie en op die manier rust.

Ten derde zoomen we in op de volgorde van de lijst en haken we in op het thema waar we mee beginnen: prioriteiten en de Matrix van Eisenhower. Elke dag bevat taken met verschil in importantie en bij het opstellen van de to-do-lijst zul je dit merken. Van uiterst belang hierbij is onderscheid te maken in welke taken voorrang krijgen en welke simpelweg kunnen blijven staan voor later of kunnen worden overgedragen. Planning betekent rangschikken, en rangschikken vergt een volgorde. De oud-president legde deze volgorde op zijn manier aan ons voor.^[5]

Kwadrant I.

Belangrijke spoedklussen, crises/problemen, belangrijke deadlines. Zaken die niet kunnen wachten en directe aandacht en handeling vereisen: zowel urgent als belangrijk. In dit kwadrant managen we, doen we en focussen we onze aandacht om de behoeftes en uitdagingen die er liggen in te vullen. Het leeuwendeel van onze ervaring en oordeelsvermogen wordt op dit kwadrant ingezet, of we rakend levend bedolven. Maar we hebben ook aandacht nodig voor kwadrant II, omdat belangrijke problemen die je steeds opnieuw uitstelt uiteindelijk ook urgent worden.

Kwadrant II.

Opbouwen en onderhouden van relaties, planning en administratie, opruimen. Kwadrant II bevat activiteiten die belangrijk maar niet urgent zijn. Deze activiteiten zijn misschien net zo belangrijk als de activiteiten in kwadrant I of zelfs belangrijker, met het verschil dat we ze kunnen plannen en voorbereiden, waardoor we effectiever en efficiënter kunnen werken. In dit kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap anticiperen we op problemen en proberen we deze te voorkomen en nemen we de tijd om na te denken en onze vaardigheden te vergroten door studie, training en coaching. In dit kwadrant ontstaat quality time, nemen we tijd om belangrijke beslissingen te nemen en investeren we in relaties door welgemeend en intens te luisteren. Hoe meer tijd in dit kwadrant wordt doorgebracht, hoe groter ons vermogen wordt om vanuit rust tot resultaten te komen. Investeren in kwadrant II betekent verkleining van het eerste kwadrant: planning, voorbereiding en preventie zorgen ervoor dat minder zaken zich als urgent zullen manifesteren. Doen we dat niet, ontstaat vanzelf urgentie en daarmee stress, slijtage en crises.

Kwadrant III.

Emails, telefoontjes, mensen die aandacht vragen. Het kwadrant van de misleiding: het geraas van de urgentie schept de illusie van importantie. Maar de feitelijke activiteiten – als ze al van enig belang zijn – zijn vooral belangrijk voor iemand anders. We besteden, helemaal in deze tijd, veel tijd in deze kwadrant, door allerlei pogingen te doen om tegemoet te komen aan de prioriteiten en verwachtingen van anderen, daarbij gelovend dat we actief zijn in het eerste kwadrant. We kunnen deze activiteiten echter beter delegeren of plannen, waarbij in de praktijk de urgentie vaak een stuk lager blijkt te zijn dan in eerste instantie leek, waarmee we in kwadrant vier terecht komen.

Kwadrant IV.

Elimineren. Mail, social talk, netlifx, social media, lang bellen, uitstelgedrag. De boosdoener. Dit kwadrant bestaat uit activiteiten die niet urgent en niet belangrijk zijn. Wat voor zaken treffen we in het vierde kwadrant aan? Meestal zaken die ontspannen maar niets toevoegen. Gedachteloos staren naar je telefoon, op links klikken die enkel je aandacht doet verliezen, nietszeggende series kijken. Belangrijk: maak hierbij onderscheid tussen tijdsverspilling en ontspanning. Ontspanning is cruciaal en wordt van harte aangemoedigd, echter is er een scheidslijn tussen dat en zaken uit dit kwadrant. Kwadrant vier zorgt namelijk eigenlijk voor geen echte adempauze en zorgt er vooral voor dat belangrijke zaken blijven liggen en urgenter worden: uitstelgedrag, pure stagnatie en achteruitgang. Aanvankelijk lijkt het allemaal prettig en aangenaam maar de activiteiten in kwadrant I en II blijven liggen. Belangrijke toevoeging hierbij is dat je deze kwadrant wel kan inplannen bij kwadrant; dan wordt het bewust ingepland in plaats van dat het voor afleiding zorgt.

Actie

Urgent en belangrijk, ze liggen zo dicht bij elkaar en des te belangrijker is het onderscheid. Onderscheid daarbij tussen ontspanning en tijdsverspilling in het achterhoofd houdend, biedt de theorie van Eisenhower een mooie achtergrond voor je plan van aanpak. Probeer altijd op orde te krijgen welke zaken prioriteit hebben, welke belangrijk zijn, welke urgent zijn. Heb je dat in enige mate duidelijk, dan is het tijd voor de volgende stap.

Stap IV.

Actie. Begin met je plan van aanpak en wel zo snel mogelijk. Zorg dat je intrinsieke motivatie draagt voor je doelen en dat je oprecht, vanuit je hart en voor jezelf beter wil worden.^[6] Belangrijk hierbij is dat je jezelf de tijd gunt om het te laten werken. Elke routine heeft aanpassing nodig1 en je zal moeten wennen.^[4] Wel kan dit moment je frisse start zijn om het voor eens en voor altijd anders aan te pakken. Gestructureerder, georganiseerder, vrijer. Rust. Een toevoeging hierbij is dat een terugval logisch is als je tot het type achtbaanpersoon hoort. Probeer jezelf te herpakken wanneer je dit constateert.

Stap V.

Tijdsmanagement heeft onderhoud nodig, eens in de zoveel tijd feedback. Zorg dat je jezelf blijft controleren en afstellen, kies een moment in de maand. Één keer per maand reflecteer je op je aanpak en kijk je wat er fout gaat, wat beter kan, wat zou kunnen helpen. Maar bovenal: wat er goed gaat, en hoe trots je wellicht kan zijn op je bereikt hebt. Maak bij elk maandmoment een vergelijking met waar je eerst stond en kijk naar de groei die je gemaakt hebt. Gaat er iets mis? Neem een stapje terug, begin desnoods van voor af aan. Vind je het moeilijk vol te houden? Kijk naar de pijnpunten en ontdek wat je tegenhoudt. Sla je door , ben je bang je routine kwijt te raken? Zoek een achtbaanmens op. Je zal merken hoe dicht de achtbaan en de trap bij elkaar liggen. Succes.